1、在场地选择前就应该事先落实好届时到场的人数、参会人员的级别及身份、活动的大致流程是否需要吃饭和住宿。
2、根据会议的最初方案确定交通的大致区域，划分区域的时候要特别留意参会人员大多数采用的交通工具及出发区域。
3、根据人数、会议形式、区域选择、场地租赁预算或理想的场地装修规格、会议时间提出理想需求酒店。
4，根据需求，是否需要安排拓展活动、会后旅游、会后考察等其他服务项目。
除了以上主要的事项之外，影响会议场地的选择还有其他细微因素，而通过会议服务公司寻找活动场地，不就能有效避免这些因素，还可以从根本上节省寻找资源的时间。
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